Drei Phasen. Ein klares Ergebnis. Kein Tagesgeschäft, das stillsteht.

Verstehen, wie es heute läuft

Im ersten Schritt schaue ich mir Ihren aktuellen Rechnungseingang an. Nicht theoretisch, sondern so, wie er im Alltag tatsächlich funktioniert: Welche Rechnungen kommen auf welchem Weg rein? Wer sieht sie zuerst? Wie werden sie geprüft, freigegeben und am Ende abgelegt?

Dabei erfasse ich auch, welche Systeme bereits im Einsatz sind, ob es eine bestehende Zusammenarbeit mit einem Steuerberater gibt (und über welche Schnittstelle, z.B. DATEV) und wo die größten Lücken in Bezug auf die GoBD-Anforderungen liegen.

Den Ablauf definieren, der im Alltag funktioniert

Auf Basis der Bestandsaufnahme bauen wir gemeinsam den Soll-Prozess auf: Wer empfängt die E-Rechnung? Wer prüft die sachliche und rechnerische Richtigkeit? Wer gibt frei? Wo wird archiviert?

Die Zuständigkeiten werden klar definiert, Vertretungsregelungen berücksichtigt und der Ablauf auf Ihre bestehende Software abgestimmt. Falls eine Anpassung der Software sinnvoll ist, unterstütze ich bei der Auswahl und Einrichtung. Dabei setze ich ausschließlich auf etablierte Standardlösungen und bin an keinen Anbieter gebunden.

Bevor der Prozess in den Alltag übergeht, wird er einmal komplett mit Testbelegen durchgespielt. So erkennen wir frühzeitig, wo es hakt, und beheben es direkt.

Aufschreiben, einweisen, übergeben

Der funktionierende Prozess wird in einer Verfahrensdokumentation festgehalten, die sich an den GoBD-Anforderungen orientiert. Diese beschreibt Ihren tatsächlichen Ablauf, nicht einen theoretischen Idealzustand.

Parallel dazu weise ich Ihr Team in den neuen Prozess ein, damit jeder weiß, was sich ändert und was konkret von ihm erwartet wird. Die Einweisung ist praxisnah und auf die jeweilige Rolle zugeschnitten.

Abschließend übergebe ich die gesamte Dokumentation an Ihren Steuerberater, damit dieser die steuerliche Einordnung prüfen und gegebenenfalls ergänzen kann.