Drei Phasen. Ein klares Ergebnis. Kein Tagesgeschäft, das stillsteht.
Jedes Projekt folgt demselben Ablauf. Sie wissen zu jeder Zeit, wo wir stehen, was als Nächstes kommt und wann das Thema abgeschlossen ist.
Verstehen, wie es heute läuft
Im ersten Schritt schaue ich mir Ihren aktuellen Rechnungseingang an. Nicht theoretisch, sondern so, wie er im Alltag tatsächlich funktioniert: Welche Rechnungen kommen auf welchem Weg rein? Wer sieht sie zuerst? Wie werden sie geprüft, freigegeben und am Ende abgelegt?
Dabei erfasse ich auch, welche Systeme bereits im Einsatz sind, ob es eine bestehende Zusammenarbeit mit einem Steuerberater gibt (und über welche Schnittstelle, z.B. DATEV) und wo die größten Lücken in Bezug auf die GoBD-Anforderungen liegen.
- Dokumentierte Übersicht über den Ist-Zustand Ihres Rechnungseingangs
- Identifizierte Lücken und Handlungsfelder (Prozess, Software, Dokumentation)
- Klare Empfehlung für den weiteren Ablauf und den konkreten Umfang
Den Ablauf definieren, der im Alltag funktioniert
Auf Basis der Bestandsaufnahme bauen wir gemeinsam den Soll-Prozess auf: Wer empfängt die E-Rechnung? Wer prüft die sachliche und rechnerische Richtigkeit? Wer gibt frei? Wo wird archiviert?
Die Zuständigkeiten werden klar definiert, Vertretungsregelungen berücksichtigt und der Ablauf auf Ihre bestehende Software abgestimmt. Falls eine Anpassung der Software sinnvoll ist, unterstütze ich bei der Auswahl und Einrichtung. Dabei setze ich ausschließlich auf etablierte Standardlösungen und bin an keinen Anbieter gebunden.
Bevor der Prozess in den Alltag übergeht, wird er einmal komplett mit Testbelegen durchgespielt. So erkennen wir frühzeitig, wo es hakt, und beheben es direkt.
- Definierter Soll-Prozess von Eingang bis Archiv mit klaren Zuständigkeiten
- Eingerichtete oder angepasste Software (falls erforderlich)
- Erfolgreich durchgeführter Testlauf mit Echtbelegen
Aufschreiben, einweisen, übergeben
Der funktionierende Prozess wird in einer Verfahrensdokumentation festgehalten, die sich an den GoBD-Anforderungen orientiert. Diese beschreibt Ihren tatsächlichen Ablauf, nicht einen theoretischen Idealzustand.
Parallel dazu weise ich Ihr Team in den neuen Prozess ein, damit jeder weiß, was sich ändert und was konkret von ihm erwartet wird. Die Einweisung ist praxisnah und auf die jeweilige Rolle zugeschnitten.
Abschließend übergebe ich die gesamte Dokumentation an Ihren Steuerberater, damit dieser die steuerliche Einordnung prüfen und gegebenenfalls ergänzen kann.
- GoBD-orientierte Verfahrensdokumentation für Ihren Rechnungseingang
- Eingewiesenes Team mit rollenspezifischen Unterlagen
- Übergabe an Ihren Steuerberater zur finalen steuerlichen Würdigung
Hinweis zur Abgrenzung: Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren operativen Ablauf und orientiert sich an den Anforderungen der GoBD. Die steuerrechtliche Bewertung und finale Einordnung obliegt Ihrem Steuerberater. Ich erstelle keine Steuerberatung im Sinne des StBerG.
Bereit für ein Erstgespräch?
15 Minuten, in denen wir klären, wo Ihr Rechnungseingang steht und ob Handlungsbedarf besteht. Kostenlos und unverbindlich.
Erstgespräch vereinbaren