Der digitale Rechnungseingang muss funktionieren. Im Alltag und bei einer Prüfung.
Bei einer Betriebsprüfung zählt nicht, welche Software Sie nutzen, sondern ob Ihr Rechnungseingang dokumentiert ist, die Zuständigkeiten klar sind und der Ablauf im Alltag tatsächlich gelebt wird. Genau dort ist bei den meisten Betrieben die Lücke. Nicht bei der Technik, sondern beim Prozess.
15 Fragen, 5 Minuten, keine Anmeldung nötig
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme.
Versand als PDF nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.
Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Ausnahmslos alle Unternehmen müssen strukturiert versenden.
Vier Situationen, die mir in fast jedem Betrieb begegnen
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025. Technisch haben die meisten reagiert. Organisatorisch ist die Lücke oft größer als gedacht.
E-Rechnungen kommen rein, aber niemand weiß genau, was dann passiert
XML-Dateien landen im Postfach. Wer sie prüft, wie sie freigegeben werden und wo sie am Ende landen, ist nicht definiert.
Die Software ist da, aber der Prozess fehlt
Ein Tool wurde angeschafft. Den durchgängigen Ablauf von Eingang bis Archiv hat allerdings niemand aufgesetzt oder getestet.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht die Realität
Das Dokument wurde einmal erstellt und nie aktualisiert. Es spiegelt nicht wider, was im Alltag tatsächlich passiert.
Das Thema liegt seit Monaten auf dem Tisch, aber keiner packt es an
Alle wissen, dass es erledigt werden muss. Im Tagesgeschäft fehlt allerdings die Zeit, sich strukturiert darum zu kümmern.
Das Thema ist erledigt. Und Ihr Rechnungseingang funktioniert besser als vorher.
Am Ende haben Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie haben einen Rechnungseingang, der im Alltag nachvollziehbar dokumentiert ist, der weniger Rückfragen erzeugt und der auch dann reibungslos läuft, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.
Sie sind auf eine Betriebsprüfung vorbereitet
Ihr Rechnungseingang ist nachvollziehbar dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren tatsächlichen Ablauf. Die finale steuerliche Einordnung übernimmt Ihr Steuerberater.
Jeder Schritt ist klar geregelt
Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung. Jede Zuständigkeit ist definiert, jeder Schritt einmal komplett durchgetestet.
Weniger Rückfragen, weniger Fehler
Weil der Prozess klar ist, weiß jeder im Team, was zu tun ist. Das reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet doppelte Arbeit oder liegengebliebene Rechnungen.
Der Ablauf funktioniert unabhängig von einzelnen Personen
Ob Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel. Der dokumentierte Prozess sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und jeder neue Mitarbeiter weiß, wie es läuft.
Drei Prinzipien, auf die Sie sich verlassen können
Damit das Ergebnis nicht von Tagesform oder Zufall abhängt, sondern planbar ist.
Festpreis statt Stundensatz
Sie wissen vorher, was es kostet. Projekte laufen zum Festpreis, ohne offenen Stundenzettel und ohne Überraschung auf der Rechnung.
Herstellerunabhängig
Ich bin an keinen Softwareanbieter gebunden und erhalte keine Provisionen. Empfohlen wird nur, was zu Ihrem Betrieb passt.
Arbeitsteilung mit Ihrem Steuerberater
Ich baue und dokumentiere den operativen Prozess. Die steuerliche Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater. Jeder macht das, wofür er qualifiziert ist.
Drei Phasen, ein klares Ziel
Jedes Projekt folgt demselben Ablauf. Planbar, transparent und ohne Betriebsunterbrechung.
Bestandsaufnahme
Ich schaue mir an, wie Ihr Rechnungseingang heute funktioniert. Welche Systeme im Einsatz sind, wo die Abläufe stehen und welche Lücken es gibt.
Prozess aufsetzen
Gemeinsam definieren wir den Ablauf von Eingang bis Archiv. Mit klaren Zuständigkeiten, abgestimmt auf Ihre vorhandene Infrastruktur und Ihr Team.
Dokumentation und Übergabe
Der Prozess wird getestet, die Verfahrensdokumentation erstellt und Ihr Team eingewiesen. Danach übergebe ich an Ihren Steuerberater.
Max Mustermann
Prozessberatung für den digitalen Rechnungseingang
Ich komme aus dem operativen Prozessmanagement. Nicht aus der Steuerberatung und nicht aus dem Software-Vertrieb. Als IHK-geprüfter Logistikmeister und Technischer Betriebswirt ist mein Ansatz immer derselbe: Abläufe analysieren, sauber strukturieren und so umsetzen, dass sie im Alltag funktionieren. Nicht nur auf dem Papier.
Die steuerliche Bewertung überlasse ich bewusst Ihrem Steuerberater. Mein Fokus liegt auf dem, was zwischen Posteingang und Archiv passiert.
Was Geschäftsführer vorab wissen wollen
Brauche ich das wirklich, oder reicht die Software?
Was kostet das?
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Wir haben schon eine Software. Brauchen wir Sie trotzdem?
Wie lange dauert ein Projekt?
Müssen wir den Betrieb dafür anhalten?
15 Minuten, die Klarheit schaffen
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Ihren aktuellen Rechnungseingang und klären, ob und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Danach wissen Sie, was zu tun ist. Unabhängig davon, ob wir zusammenarbeiten.
Antwort innerhalb von 24 Stunden.
Kostenlos und unverbindlich.