Der digitale Rechnungseingang muss funktionieren. Im Alltag und bei einer Prüfung.
Die Software ist in den meisten Betrieben da. Was fehlt, ist der Ablauf dahinter: wer prüft, wer gibt frei, wo wird archiviert und wo steht das dokumentiert. Ich setze diesen Prozess so auf, dass er im Tagesgeschäft weniger Arbeit macht als vorher und einer Prüfung standhält.
Für Unternehmen mit rund 20 bis 100 Mitarbeitern
15 Fragen, 5 Minuten, keine Anmeldung nötig
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme.
Letztes Jahr der allgemeinen Übergangsfrist. Versand als PDF weiterhin möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Ausnahmslos alle Unternehmen müssen strukturiert versenden.
Vier Situationen, die im Mittelstand immer wieder auftauchen
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025. Technisch haben die meisten reagiert. Organisatorisch ist die Lücke oft größer als gedacht.
E-Rechnungen kommen rein, aber niemand weiß genau, was dann passiert
Strukturierte Rechnungsdateien landen im Postfach. Wer sie prüft, wie sie freigegeben werden und wo sie am Ende landen, ist nicht definiert.
Die Software ist da, aber der Prozess fehlt
Ein Tool wurde angeschafft. Den durchgängigen Ablauf von Eingang bis Archiv hat allerdings niemand aufgesetzt oder getestet.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht die Realität
Das Dokument wurde einmal erstellt und nie aktualisiert. Es spiegelt nicht wider, was im Alltag tatsächlich passiert.
Das Thema liegt seit Monaten auf dem Tisch, aber keiner packt es an
Alle wissen, dass es erledigt werden muss. Im Tagesgeschäft fehlt allerdings die Zeit, sich strukturiert darum zu kümmern.
Das Thema ist erledigt. Und Ihr Rechnungseingang funktioniert besser als vorher.
Am Ende haben Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie haben einen Rechnungseingang, der im Alltag nachvollziehbar dokumentiert ist, der weniger Rückfragen erzeugt und der auch dann reibungslos läuft, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.
Sie sind auf eine Betriebsprüfung vorbereitet
Ihr Rechnungseingang ist nachvollziehbar dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren tatsächlichen Ablauf. Die finale steuerliche Einordnung übernimmt Ihr Steuerberater.
Jeder Schritt ist klar geregelt
Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung. Jede Zuständigkeit ist definiert, jeder Schritt einmal komplett durchgetestet.
Weniger Rückfragen, weniger Fehler
Weil der Prozess klar ist, weiß jeder im Team, was zu tun ist. Das reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet doppelte Arbeit oder liegengebliebene Rechnungen.
Der Ablauf funktioniert unabhängig von einzelnen Personen
Ob Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel. Der dokumentierte Prozess sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und jeder neue Mitarbeiter weiß, wie es läuft.
Drei Prinzipien, auf die Sie sich verlassen können
Damit das Ergebnis nicht von Tagesform oder Zufall abhängt, sondern planbar ist.
Festpreis statt Stundensatz
Sie wissen vorher, was es kostet. Projekte laufen zum Festpreis, ohne offenen Stundenzettel und ohne Überraschung auf der Rechnung.
Herstellerunabhängig
Ich bin an keinen Softwareanbieter gebunden und erhalte keine Provisionen. Empfohlen wird nur, was zu Ihrem Betrieb passt.
Arbeitsteilung mit Ihrem Steuerberater
Ich baue und dokumentiere den operativen Prozess. Die steuerliche Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater. Jeder macht das, wofür er qualifiziert ist.
Drei Phasen, ein klares Ziel
Jedes Projekt folgt demselben Ablauf. Planbar, transparent und ohne Betriebsunterbrechung.
Bestandsaufnahme
Ich schaue mir an, wie Ihr Rechnungseingang heute funktioniert. Welche Systeme im Einsatz sind, wo die Abläufe stehen und welche Lücken es gibt.
Prozess aufsetzen
Gemeinsam definieren wir den Ablauf von Eingang bis Archiv. Mit klaren Zuständigkeiten, abgestimmt auf Ihre vorhandene Infrastruktur und Ihr Team.
Dokumentation und Übergabe
Der Prozess wird getestet, die Verfahrensdokumentation erstellt und Ihr Team eingewiesen. Danach übergebe ich an Ihren Steuerberater.
Wie das konkret aussieht
Ein typischer Projektverlauf bei einem Betrieb mit rund 45 Mitarbeitern.
Ausgangslage
- Rechnungen kommen über drei Wege rein: Sammelpostfach, persönliche Postfächer von zwei Einkäufern, Papier
- Buchhaltungssoftware vorhanden, aber der strukturierte Teil der E-Rechnungen wird nicht ausgelesen
- Freigabe läuft per Zuruf und Notiz auf dem Ausdruck
- Keine Vertretungsregelung, bei Urlaub bleiben Rechnungen liegen
- Verfahrensdokumentation existiert nicht
Nach dem Projekt
- Ein zentraler Eingangskanal, alle Formate laufen an einer Stelle zusammen
- Strukturierte Daten werden ausgelesen, das Archiv erfüllt die GoBD-Anforderungen
- Zweistufige Freigabe mit dokumentiertem Prüfpfad, sachlich und rechnerisch getrennt
- Feste Vertretungsregelung, nichts bleibt bei Abwesenheit liegen
- Verfahrensdokumentation liegt vor und beschreibt den tatsächlichen Ablauf
Beispielhafte Darstellung eines typischen Projektverlaufs zur Veranschaulichung von Umfang und Ablauf. Kein konkreter Kundenfall.
Sie beraten steuerlich. Ich setze den Prozess beim Mandanten um.
Wie die Arbeitsteilung aussieht, was bei Ihnen ankommt und warum ich grundsätzlich keine Provisionen zahle.
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Prozessberatung für den digitalen Rechnungseingang
Ich komme aus dem operativen Prozessmanagement, nicht aus der Steuerberatung und nicht aus dem Software-Vertrieb. Als IHK-geprüfter Logistikmeister und Technischer Betriebswirt analysiere ich Abläufe, strukturiere sie und setze sie so um, dass sie im Tagesgeschäft halten.
Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrem Steuerberater. Mein Bereich ist alles zwischen Posteingang und Archiv.
Was Geschäftsführer vorab wissen wollen
Brauche ich das wirklich, oder reicht die Software?
Was kostet das?
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Wir haben schon eine Software. Brauchen wir Sie trotzdem?
Wie lange dauert ein Projekt?
Sind wir zu klein oder zu groß dafür?
Müssen wir den Betrieb dafür anhalten?
15 Minuten, die Klarheit schaffen
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Ihren aktuellen Rechnungseingang und klären, ob und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Danach wissen Sie, was zu tun ist. Unabhängig davon, ob wir zusammenarbeiten.
Termin direkt online buchen
Freien 15-Minuten-Slot auswählen, fertig. Sie erhalten sofort eine Bestätigung per E-Mail. Die Buchung öffnet sich in einem neuen Fenster.
Freie Termine ansehenAntwort in der Regel am nächsten Werktag.
Kostenlos und unverbindlich.