Bei einer Betriebsprüfung wird nicht gefragt, welche Software Sie nutzen. Gefragt wird, ob Ihr Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentiert ist. Ich helfe Ihnen, genau diesen Prozess aufzubauen: von der Analyse bis zur fertigen Verfahrensdokumentation.
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Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Es gibt keine Ausnahme.
Der Versand als PDF ist noch möglich, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.
Ab dann müssen ausnahmslos alle Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025. Technisch haben die meisten reagiert. Organisatorisch ist die Lücke oft größer als gedacht.
XML-Dateien landen im Postfach. Wer sie prüft, wie sie freigegeben werden und wo sie am Ende landen, ist nicht definiert.
Ein Tool wurde angeschafft. Den durchgängigen Ablauf von Eingang bis Archiv hat allerdings niemand aufgesetzt oder getestet.
Das Dokument wurde einmal erstellt und nie aktualisiert. Es spiegelt nicht wider, was im Alltag tatsächlich passiert.
Alle wissen, dass es erledigt werden muss. Im Tagesgeschäft fehlt allerdings die Zeit, sich strukturiert darum zu kümmern.
Am Ende haben Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie haben einen Rechnungseingang, der im Alltag nachvollziehbar dokumentiert ist, der weniger Rückfragen erzeugt und der auch dann reibungslos läuft, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.
Ihr Rechnungseingang ist nachvollziehbar dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren tatsächlichen Ablauf. Die finale steuerliche Einordnung übernimmt Ihr Steuerberater.
Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung. Jede Zuständigkeit ist definiert, jeder Schritt einmal komplett durchgetestet.
Weil der Prozess klar ist, weiß jeder im Team, was zu tun ist. Das reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet doppelte Arbeit oder liegengebliebene Rechnungen.
Ob Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel. Der dokumentierte Prozess sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und jeder neue Mitarbeiter weiß, wie es läuft.
Jedes Projekt folgt demselben Ablauf. Planbar, transparent und ohne Betriebsunterbrechung.
Ich schaue mir an, wie Ihr Rechnungseingang heute funktioniert. Welche Systeme im Einsatz sind, wo die Abläufe stehen und welche Lücken es gibt. Am Ende wissen wir beide, wo Sie stehen.
Gemeinsam definieren wir den Ablauf von Eingang bis Archiv. Mit klaren Zuständigkeiten, abgestimmt auf Ihre vorhandene Infrastruktur und Ihr bestehendes Team.
Der Prozess wird getestet, die Verfahrensdokumentation erstellt und Ihr Team eingewiesen. Danach übergebe ich an Ihren Steuerberater zur finalen Einordnung.
Prozessberatung für den digitalen Rechnungseingang
Ich komme aus dem operativen Prozessmanagement. Nicht aus der Steuerberatung und nicht aus dem Software-Vertrieb. Als IHK-geprüfter Logistikmeister und Technischer Betriebswirt ist mein Ansatz immer derselbe: Abläufe analysieren, sauber strukturieren und so umsetzen, dass sie im Alltag funktionieren. Nicht nur auf dem Papier.
Die steuerliche Bewertung überlasse ich bewusst Ihrem Steuerberater. Mein Fokus liegt auf dem, was zwischen Posteingang und Archiv passiert.
Projekte bewegen sich je nach Betriebsgröße im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich. Abhängig von Unternehmensgröße und Ausgangslage. Im Erstgespräch klären wir den genauen Umfang.
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Ihren aktuellen Rechnungseingang und klären, ob und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.
Danach wissen Sie, was zu tun ist. Unabhängig davon, ob wir zusammenarbeiten.
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