Ein kompakter Überblick über die gesetzlichen Anforderungen, die relevanten Fristen und die Formate, die seit 2025 als E-Rechnung anerkannt werden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht mehr.
Das betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich. Der Empfang von E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Es gibt keine Ausnahme.
Empfangspflicht für alle. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Der eigene Versand darf unter bestimmten Voraussetzungen noch als PDF erfolgen.
Übergangsregelung für den Versand. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden. Bis Ende 2026 dürfen sie noch auf andere Formate zurückgreifen, sofern der Empfänger zustimmt.
Versandpflicht für größere Unternehmen. Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen darunter gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.
Keine Ausnahmen mehr. Ab dem 1. Januar 2028 müssen ausnahmslos alle Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format sowohl empfangen als auch versenden.
Der europäische Standard EN 16931 definiert, welche Formate als strukturierte E-Rechnung anerkannt werden. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:
Rein strukturiertes XML-Format. Wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet, ist aber auch im B2B-Bereich gültig. Enthält keine visuelle Darstellung, nur maschinenlesbare Daten.
Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Für den Empfänger lesbar und gleichzeitig maschinell verarbeitbar. In der Praxis das am häufigsten eingesetzte Format im Mittelstand.
Eine einfache PDF-Datei (ohne eingebettete strukturierte Daten) gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie wird als "sonstiger Beleg" behandelt.
Die GoBD regeln, wie elektronische Geschäftsunterlagen aufbewahrt und dokumentiert werden müssen. Für Ihren Rechnungseingang heißt das konkret:
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Die GoBD-Aktualisierung von Juli 2025 stellt klar, dass bei E-Rechnungen nach §14 UStG die Aufbewahrung des strukturierten Teils (also der XML-Daten) ausreichend sein kann. Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Buchungsbelege, 8 Jahre für Geschäftsbriefe (gemäß §147 AO).
Jedes Unternehmen muss dokumentieren, wie sein Rechnungseingang funktioniert: Welche Systeme im Einsatz sind, wie der Prozess abläuft, wer wofür zuständig ist und welche Kontrollen es gibt. Diese Dokumentation ist bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.
Einmal empfangene E-Rechnungen dürfen nachträglich nicht verändert werden. Jede Bearbeitung (Prüfvermerke, Freigaben, Kontierungen) muss nachvollziehbar protokolliert sein.
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick über die gesetzliche Lage. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung. Die Anwendung auf Ihren konkreten Fall sollte mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden. Stand: März 2026.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, ob Ihr Rechnungseingang die aktuellen Anforderungen erfüllt und wo eventuell Handlungsbedarf besteht.
Erstgespräch vereinbaren